在會務工作中有一項著名的定律，即“100-1=0”定律，形容整個會議中1%的疏忽就可能會導致100%的失敗。如何做到“零差錯”呢？筆者結合多年的會務實踐，梳理總結出以下“八字”心得。
一、“嚴”“師曠之聰，不以六律，不能正五音。”會務工作首先要講ZZ，牢固樹立“四個意識”，必須堅持原則、符合規矩。D的十八大以來，DZY相繼出臺一系列關于改進會風的規定，尤其是ZY八項規定及其實施細則對會務工作提出了新要求，必須嚴格執行。會議是否應該召開，會議的規模、形式如何以及會務如何保障等，都應符合各項規定。如出現不符合規定的情形，會務人員必須堅持原則、敢于直言，及時向領導提出建議，在落實DZY紀律要求面前絕不能搞變通、打折扣。
二、“預”“凡事預則立，不預則廢。”會前準備是整個會務的重點，也是工作量最大的一個階段。在明確掌握會議意圖、目標和要求的前提之下，要擬定詳細的會議籌備方案，對會議的議題、時間、參會人員范圍、會場布置方案、后勤保障等進行詳盡、細致的謀劃，并對工作任務進行分解。要預先考慮會議中可能出現的變化或意外情況，制定應對緊急突發情況預案，對可能存在的問題和隱患提前解決、加強防范。
三、“問”會務工作要求嚴謹細致，丁就是丁、卯就是卯，各環節都要堅決避免出現“可能”“應該”“差不多”等情況。工作中務必準確把握領導意圖、明確辦會要求，不清楚的地方要問、要請示，不能想當然。特別是在遇到計劃外的事項時，更要及時問、勤請示，絕不能擅作主張。
四、“細”“天下大事，必作于細。”籌備會務要認真對待細節，不能有絲毫懈怠。對關鍵細節一定要多人核對、多次檢查，不放過任何一個疑點、不遮掩任何一處盲區。只有這樣，才能減少錯誤，收到良好的效果。如果會議的重點環節出現瑕疵，那麼整個大會的效果就會大打折扣，因此必須做到思想上高度重視、精力上重點傾斜，確保萬無一失。
五、“熟”籌備會議時，我們既要重溫會務的一般工作原則，也要對本次會議的具體內容和特殊要求了然于胸。演員表演時講究“入戲”，會務工作人員也要講究“入會”，應在會前提前熟悉會務全部內容，包括會務工作涉及的部門、人員、材料、議程等，明確工作重點和應對策略。唯有如此，才能有的放矢、處變不驚。
六、“快”“今日事今日畢，明日事今安排。”辦會中遇到需要解決的任何事情，都要迅捷靈動，雷厲風行。“緩事要急辦”，對一些時限要求不高的工作，也要快節奏辦理，爭取工作主動性。會務工作繁雜多變，如果不立即辦理的話，容易忘記，也容易拖延成了急事而誤事。“急事更要急辦”，要第一時間作出快速反應，邊做邊思考。越是處置緊急事情，越是要穩住心態，不能亂了章法。
七、“演”會前演練有助于發現和解決會務工作中可能出現的問題，更好地落實會議方案中的各項任務。要對會議細節進行逐項演練，在此基礎上制定詳細的分工明細表，使每個人都清楚自己的任務，并了解其他人的任務，確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位。對于大型會議，要深入會場、住地進行實地演練，根據大會日程一項項地對會務細節進行預演，按照“提前一天”“提前兩個小時”的標準做好會議場地布置工作，即每一個會場提前一天布置完畢，每一項活動提前一天部署到位；會務工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒。
八、“變”很多會議活動，盡管事先策劃得非常周密，但總有可能出現各種意外情況，正所謂“智者千慮必有一失”。這就要求會務人員對會議活動內容了如指掌，熟悉各項會務工作規則，對意外及突發情況的出現能夠第一時間察覺，并準確把握事情性質，在沒有時間請示領導的情況下，能夠結合會議活動現場狀況，作出準確的判斷，當機立斷解決問題。
來源：秘書工作，作者：董超。
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