資料員入門，需要懂得基本的檔案管理知識和具備一定的識圖能力，還要有良好的工作習慣和心理素質。
作為一個資料員，要了解和熟悉每一個工程的施工，才能做好工程項目的資料編制和檔案管理，對于施工材料和工程進度要做到心中有數，掌握有關技術管理資料、施工測量記錄、施工物料資料和施工記錄等各方面檔案的組成。
資料員要想懂得工程的大部分情況，還要具備一些識圖認圖的能力，會看一些建筑竣工圖、結構竣工圖和建筑電氣工程竣工圖等等，以便正確的對檔案資料進行分類整理，平常可以熟悉一些電子資料軟件，熟悉制作表格和歸檔分類，以便在工作中使用。
目前我國建筑業的整體發展還是比較混亂的，各個職位的分工并不明確，所以很多資料員的工作內容非常全面，需要具備良好的工作習慣。
在施工過程中，能夠做好對所有技術變更和會議紀要等資料的歸檔，日常做好技術文件的分類、記錄和歸檔，并在工程竣工后，負責將工程文件資料移交公司及檔案館。
除此之外，資料員的心理素質和各方面的承受能力要好，面對大量繁瑣的數據檔案，要耐心細致，認真負責，做到有條不紊和分工明確。
